guarda de documentos do escritorioVivemos numa nova era digital, onde o fluxo de informações através da tecnologia tem tomado lugar do acúmulo de papel que estávamos acostumados antigamente, e pensando nisso, a Unidos, especialista na guarda de documentos, fez este artigo para lhes ajudar a organizar a papelada no trabalho. Celulares, tablets, notebooks, internet e emails tem dominado a comunicação hoje em dia, pessoal e corporativa.

Mas não é por isso que os papéis foram extintos. Muito pelo contrário… ainda contamos com um grande volume de documentos impressos para serem administrados e além disso, as empresas principalmente contam com a questão legal da manutenção e guarda de documentos por muitos anos.  Pela legislação, alguns documentos (arquivo morto) precisam ser guardados por até 30 anos e isso pode gerar um grande volume de papel inutilizado que pode atrapalhar o escritório.

Fora isso, também contamos com alguns tipos de documentos em papel que são constantemente utilizados em escritórios, como: Boletos, contratos, notas fiscais, exames, propostas que são impressas, e mais uma grande variedade onde poderíamos passar o dia explanando por aqui. Pensando nisso, esse post vai te dar algumas dicas de organização e guarda de documentos e papéis, para que você otimize sua produção e se for um gestor, de seus colaboradores também!

Separe um local para prioridades: Documentos importantes, como por exemplo contratos de clientes e que não são muito utilizados devem ter um local específico para fácil acesso. Uma pasta ou uma gaveta para sempre saber onde encontrar estes documentos.

Numere e organize: Numere os locais ou até mesmo os documentos para fácil acesso. Por exemplo: Pasta 1 – Contrato de clientes , Pasta 2 – Boletos e etc…

Utilize a guarda de documentos self storage : Para o arquivo morto e documentos que não sejam usualmente checados , alugue um box self storage para guarda de documentos e alivie o espaço do seu escritório.

Constante checagem e movimentação? Na gaveta ou na mesa! – Aqueles papéis que você está sempre precisando checar, como uma tabela de preços, uma proposta enviada ou recebida , ou algum documento deste tipo, mantenha o sempre por perto e em fácil acesso. De preferência em uma gaveta da sua mesa apenas pra isso ou em um canto de sua estação de trabalho.

Mobilize-se e dê o exemplo em seu escritório, descobrindo o quanto a organização dessa papelada pode melhorar a produtividade de sua empresa.

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