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Guarda de documentos organizando sua papelada no trabalho!

Guarda de documentos organizando sua papelada no trabalho!

guarda de documentos do escritorioVivemos numa nova era digital, onde o fluxo de informações através da tecnologia tem tomado lugar do acúmulo de papel que estávamos acostumados antigamente, e pensando nisso, a Unidos, especialista na guarda de documentos, fez este artigo para lhes ajudar a organizar a papelada no trabalho. Celulares, tablets, notebooks, internet e emails tem dominado a comunicação hoje em dia, pessoal e corporativa.

Mas não é por isso que os papéis foram extintos. Muito pelo contrário… ainda contamos com um grande volume de documentos impressos para serem administrados e além disso, as empresas principalmente contam com a questão legal da manutenção e guarda de documentos por muitos anos.  Pela legislação, alguns documentos (arquivo morto) precisam ser guardados por até 30 anos e isso pode gerar um grande volume de papel inutilizado que pode atrapalhar o escritório.

Fora isso, também contamos com alguns tipos de documentos em papel que são constantemente utilizados em escritórios, como: Boletos, contratos, notas fiscais, exames, propostas que são impressas, e mais uma grande variedade onde poderíamos passar o dia explanando por aqui. Pensando nisso, esse post vai te dar algumas dicas de organização e guarda de documentos e papéis, para que você otimize sua produção e se for um gestor, de seus colaboradores também!

Separe um local para prioridades: Documentos importantes, como por exemplo contratos de clientes e que não são muito utilizados devem ter um local específico para fácil acesso. Uma pasta ou uma gaveta para sempre saber onde encontrar estes documentos.

Numere e organize: Numere os locais ou até mesmo os documentos para fácil acesso. Por exemplo: Pasta 1 – Contrato de clientes , Pasta 2 – Boletos e etc…

Utilize a guarda de documentos self storage : Para o arquivo morto e documentos que não sejam usualmente checados , alugue um box self storage para guarda de documentos e alivie o espaço do seu escritório.

Constante checagem e movimentação? Na gaveta ou na mesa! – Aqueles papéis que você está sempre precisando checar, como uma tabela de preços, uma proposta enviada ou recebida , ou algum documento deste tipo, mantenha o sempre por perto e em fácil acesso. De preferência em uma gaveta da sua mesa apenas pra isso ou em um canto de sua estação de trabalho.

Mobilize-se e dê o exemplo em seu escritório, descobrindo o quanto a organização dessa papelada pode melhorar a produtividade de sua empresa.

Guarda móveis dando um UP no seu escritório!


 A Unidos guarda móveis neste post irá dar uma dica de como dar um UP no escritório sem ter dor de cabeça, e como o serviço de guarda móveis self storage pode ser útil nesta hora.

Não é incomum uma mudança ou reforma no escritório em busca de um ambiente de trabalho mais otimizado e competitivo. Contratação ou demissão de funcionários podem interferir no layout e disposição das mesas do escritório, ou mesmo uma expansão para uma área de lazer pode ocorrer eventualmente em empresas.

As vezes, nada disso necessariamente. Apenas a troca dos móveis do escritório podem ocorrer por decorrência de uma nova decoração ou substituição de peças mais antigas. O mesmo pode ocorrer com computadores, impressoras, ventiladores e etc.

Sabemos que não estamos falando de peças baratas. Móveis para escritório geralmente tem alto valor, tal como computadores ou eletrônicos, e se desfazer deste volume de materiais pode não ser a melhor opção para o gestor. Dessa forma, a opção que vem ganhando força dentro de escritórios com gestão modernizada é a de utilizar um serviço de self storage como guarda móveis para seu escritório.

Assim, a dor de cabeça durante uma reforma ou substituição de móveis fica de lado. Com o guarda móveis self storage, que é uma opção moderna de armazenagem o escritório abre espaço para mais assertividade durante esse período, sem se preocupar em arrumar uma salinha ou cantinho para entulhar os móveis!

Conheça melhor o nosso conceito, e fique a vontade para tirar dúvidas conosco.

Guarda móveis dando um UP no seu escritório!
Trabalha em Home Office? 03 Dicas da Unidos Guarda de Documentos

Trabalha em Home Office? 03 Dicas da Unidos Guarda de Documentos

guarda de documentos home Como muitos sabem, o home office significa escritório em casa. Com o transito caótico de São Paulo e a busca por maior praticidade e conforto para produzir um trabalho de qualidade, muitos profissionais tem aderido a este molde de trabalho que vem sendo adotado tanto por trabalhadores independentes como por empresas que não precisam de seus colaboradores no escritório. A Unidos, que opera na guarda de documentos vem por este post passar 03 dicas importantes

O conceito de home office consiste no trabalho em um ambiente doméstico, e justamente por isso é necessário ter um grande senso de organização e disciplina para que o trabalho seja feito com excelência e a produtividade seja sempre consistente. Separamos 03 dicas que são importantes para quem trabalha ou busca atuar em home office, no tocante à organização, ambiente de trabalho e produtividade. Saiba com esse post, como manter uma rotina produtiva, como fazer a guarda de documentos do seu negócio, e como manter o ambiente de trabalho apropriado para o profissionalismo e produtividade. Veja abaixo

  •  Tenha um cronograma de horários e siga-os com disciplina

É muito fácil “se perder” quando se trabalha em casa. O ideal é criar um cronograma de atividades a serem cumpridas diariamente e definir um horário para elas. Assim sendo, o próximo passo é assegurar-se no fim de cada dia se todas as atividades programadas foram cumpridas corretamente.

  • Organize sua papelada

Trabalhar em casa pode gerar um acúmulo muito grande de documentos importantes e que não podem ser descartados. Arquivos, contratos, propostas, enfim dependendo de cada setor de atuação, mais ou menos, sempre haverá muito papel. Nossa dica é locar um box em um self storage como o serviço de guarda de documentos ou até para guardar outros volumes que você possa utilizar por exemplo em visitas a clientes ou fornecedores.

  •   Ambiente

Certifique-se de que o ambiente de sua escolha para trabalhar em casa seja calmo, tranqüilo e que te dê liberdade para trabalhar bem. Barulho de crianças, animais de estimação, televisão, rádio, interfone e etc não podem tirar você do foco do seu serviço. Fique atento a isso sempre, afinal, o ambiente de trabalho é um diferencial competitivo no mercado.

E você? Trabalha ou conhece alguém que atua em home office? Deixe  nos comentários sobre sua experiência e compartilhe conosco novas idéias.

Ambiente de trabalho – Um diferencial competitivo.

Unidos Guarda móveis – Faça do seu ambiente de trabalho um diferencial competitivo no mercado

ambiente de trabalho - guarda móveis

 Independente da situação econômica frágil ou até mesmo instável no Brasil, um fenômeno  que está em plena ascensão é o empreendedorismo. Por um viés, faz sentido pensar que as  pessoas em meio a determinada crise econômica possam se sentir inseguras dentro das  empresas onde trabalham em relação a possíveis cortes e instabilidade, gerando assim o  desejo de apostar em um negocio próprio. Até mesmo em nosso segmento, muitas empresas de guarda móveis tem nascido ultimamente.

 Fato é que no Brasil a receita e movimentação econômica gerada por pequenos negócios é imensa, e os incentivos do governo também são atrativos ao empreendedor.

 Neste post  vamos abordar um tema que é de grande relevância para o sucesso e  sobrevivência de empresas de qualquer porte, mas principalmente das menores, que é o ambiente de trabalho, seja em um guarda móveis ou em um banco, por exemplo

O ambiente de trabalho muitas vezes é “negligenciado” nas empresas, não merecendo o devido valor e atenção dos empresários. É natural que principalmente em um negócio recente a preocupação seja com receita, produtividade, finanças, guarda de documentos e guarda móveis e também ações de mercado. Mas é importante lembrar que pra tudo isso rodar com eficiência, pequenos detalhes fazem diferença no resultado final, e as vezes até em sua sobrevivência ou não em um ambiente competitivo.

Separamos alguns pontos considerados importantes para otimizar o ambiente de trabalho pra que você possa comparar com a realidade atual de sua empresa e faça uma reflexão sobre a sua estratégia nesse sentido.

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Limpeza – independente do tipo de negócio que a empresa atue, do mais rústico ao mais delicado, a limpeza é um ponto a sempre ter muita atenção das empresas. Um escritório clean, arejado, com móveis , piso e instalações sempre impecáveis traz boa sensação aos colaboradores e intrinsecamente acarretará em mais produtividade.

Música –  Uma dica pouco lembrada. Música é estimulante e tem comprovadamente diversos  poderes em relação a mente das pessoas. Em outro post falaremos com mais detalhes sobre isso, mas um escritório com uma música ambiente, pode deixar os funcionários mais a vontade, menos ansiosos para tomar decisões e serem mais funcionais para a empresa.

Cada ambiente e sua função – É importante ter bem claro que cada ambiente da empresa tem sua função e não fugir disso. Escritório não é lugar pra refeições ,por exemplo. Permitir que sejam feitas refeições na mesa de trabalho pode tirar foco de outros funcionários que perdem concentração em suas tarefas ou então “ligam o alerta de fome” em suas mesas

Disposição dos móveis – Sabemos que às vezes a empresa pode ter uma sede pequena e pouco espaço para proporcionar um ambiente espaçoso e adequado pra os funcionários trabalharem com muito conforto. Nesse caso o conceito-chave é OTIMIZAR ESPAÇO. Se for reformar ou se desfazer de móveis ou equipamentos que serão inutilizados, nossa principal dica é a de utilizar um serviço de guarda de documentos ou guarda móveis da Unidos Self Storage. Neste sistema de armazenagem você otimiza o espaço nobre de sua empresa e consegue proporcionar um melhor ambiente de trabalho para seus funcionários e também aumentar a sua produtividade, mantendo-se mais competitivo e vivo no mercado.

Continuem acompanhando nosso blog, pois posteriormente publicaremos mais artigos abordando este e outro temas corporativos.

Ambiente de trabalho – Um diferencial competitivo.
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