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Guarda de documentos organizando sua papelada no trabalho!

guarda de documentos do escritorioVivemos numa nova era digital, onde o fluxo de informações através da tecnologia tem tomado lugar do acúmulo de papel que estávamos acostumados antigamente, e pensando nisso, a Unidos, especialista na guarda de documentos, fez este artigo para lhes ajudar a organizar a papelada no trabalho. Celulares, tablets, notebooks, internet e emails tem dominado a comunicação hoje em dia, pessoal e corporativa.

Mas não é por isso que os papéis foram extintos. Muito pelo contrário… ainda contamos com um grande volume de documentos impressos para serem administrados e além disso, as empresas principalmente contam com a questão legal da manutenção e guarda de documentos por muitos anos.  Pela legislação, alguns documentos (arquivo morto) precisam ser guardados por até 30 anos e isso pode gerar um grande volume de papel inutilizado que pode atrapalhar o escritório.

Fora isso, também contamos com alguns tipos de documentos em papel que são constantemente utilizados em escritórios, como: Boletos, contratos, notas fiscais, exames, propostas que são impressas, e mais uma grande variedade onde poderíamos passar o dia explanando por aqui. Pensando nisso, esse post vai te dar algumas dicas de organização e guarda de documentos e papéis, para que você otimize sua produção e se for um gestor, de seus colaboradores também!

Separe um local para prioridades: Documentos importantes, como por exemplo contratos de clientes e que não são muito utilizados devem ter um local específico para fácil acesso. Uma pasta ou uma gaveta para sempre saber onde encontrar estes documentos.

Numere e organize: Numere os locais ou até mesmo os documentos para fácil acesso. Por exemplo: Pasta 1 – Contrato de clientes , Pasta 2 – Boletos e etc…

Utilize a guarda de documentos self storage : Para o arquivo morto e documentos que não sejam usualmente checados , alugue um box self storage para guarda de documentos e alivie o espaço do seu escritório.

Constante checagem e movimentação? Na gaveta ou na mesa! – Aqueles papéis que você está sempre precisando checar, como uma tabela de preços, uma proposta enviada ou recebida , ou algum documento deste tipo, mantenha o sempre por perto e em fácil acesso. De preferência em uma gaveta da sua mesa apenas pra isso ou em um canto de sua estação de trabalho.

Mobilize-se e dê o exemplo em seu escritório, descobrindo o quanto a organização dessa papelada pode melhorar a produtividade de sua empresa.

Guarda móveis dando um UP no seu escritório!

escritorio guarda móveis

 A Unidos guarda móveis neste post irá dar uma dica de como dar um UP no escritório sem ter dor de cabeça, e como o serviço de guarda móveis self storage pode ser útil nesta hora.

Não é incomum uma mudança ou reforma no escritório em busca de um ambiente de trabalho mais otimizado e competitivo. Contratação ou demissão de funcionários podem interferir no layout e disposição das mesas do escritório, ou mesmo uma expansão para uma área de lazer pode ocorrer eventualmente em empresas.

As vezes, nada disso necessariamente. Apenas a troca dos móveis do escritório podem ocorrer por decorrência de uma nova decoração ou substituição de peças mais antigas. O mesmo pode ocorrer com computadores, impressoras, ventiladores e etc.

Sabemos que não estamos falando de peças baratas. Móveis para escritório geralmente tem alto valor, tal como computadores ou eletrônicos, e se desfazer deste volume de materiais pode não ser a melhor opção para o gestor. Dessa forma, a opção que vem ganhando força dentro de escritórios com gestão modernizada é a de utilizar um serviço de self storage como guarda móveis para seu escritório.

Assim, a dor de cabeça durante uma reforma ou substituição de móveis fica de lado. Com o guarda móveis self storage, que é uma opção moderna de armazenagem o escritório abre espaço para mais assertividade durante esse período, sem se preocupar em arrumar uma salinha ou cantinho para entulhar os móveis!

Conheça melhor o nosso conceito, e fique a vontade para tirar dúvidas conosco.

Trabalha em Home Office? 03 Dicas da Unidos Guarda de Documentos

guarda de documentos home Como muitos sabem, o home office significa escritório em casa. Com o transito caótico de São Paulo e a busca por maior praticidade e conforto para produzir um trabalho de qualidade, muitos profissionais tem aderido a este molde de trabalho que vem sendo adotado tanto por trabalhadores independentes como por empresas que não precisam de seus colaboradores no escritório. A Unidos, que opera na guarda de documentos vem por este post passar 03 dicas importantes

O conceito de home office consiste no trabalho em um ambiente doméstico, e justamente por isso é necessário ter um grande senso de organização e disciplina para que o trabalho seja feito com excelência e a produtividade seja sempre consistente. Separamos 03 dicas que são importantes para quem trabalha ou busca atuar em home office, no tocante à organização, ambiente de trabalho e produtividade. Saiba com esse post, como manter uma rotina produtiva, como fazer a guarda de documentos do seu negócio, e como manter o ambiente de trabalho apropriado para o profissionalismo e produtividade. Veja abaixo

  •  Tenha um cronograma de horários e siga-os com disciplina

É muito fácil “se perder” quando se trabalha em casa. O ideal é criar um cronograma de atividades a serem cumpridas diariamente e definir um horário para elas. Assim sendo, o próximo passo é assegurar-se no fim de cada dia se todas as atividades programadas foram cumpridas corretamente.

  • Organize sua papelada

Trabalhar em casa pode gerar um acúmulo muito grande de documentos importantes e que não podem ser descartados. Arquivos, contratos, propostas, enfim dependendo de cada setor de atuação, mais ou menos, sempre haverá muito papel. Nossa dica é locar um box em um self storage como o serviço de guarda de documentos ou até para guardar outros volumes que você possa utilizar por exemplo em visitas a clientes ou fornecedores.

  •   Ambiente

Certifique-se de que o ambiente de sua escolha para trabalhar em casa seja calmo, tranqüilo e que te dê liberdade para trabalhar bem. Barulho de crianças, animais de estimação, televisão, rádio, interfone e etc não podem tirar você do foco do seu serviço. Fique atento a isso sempre, afinal, o ambiente de trabalho é um diferencial competitivo no mercado.

E você? Trabalha ou conhece alguém que atua em home office? Deixe  nos comentários sobre sua experiência e compartilhe conosco novas idéias.

Ambiente de trabalho – Um diferencial competitivo.

Unidos Guarda móveis – Faça do seu ambiente de trabalho um diferencial competitivo no mercado

ambiente de trabalho - guarda móveis

 Independente da situação econômica frágil ou até mesmo instável no Brasil, um fenômeno  que está em plena ascensão é o empreendedorismo. Por um viés, faz sentido pensar que as  pessoas em meio a determinada crise econômica possam se sentir inseguras dentro das  empresas onde trabalham em relação a possíveis cortes e instabilidade, gerando assim o  desejo de apostar em um negocio próprio. Até mesmo em nosso segmento, muitas empresas de guarda móveis tem nascido ultimamente.

 Fato é que no Brasil a receita e movimentação econômica gerada por pequenos negócios é imensa, e os incentivos do governo também são atrativos ao empreendedor.

 Neste post  vamos abordar um tema que é de grande relevância para o sucesso e  sobrevivência de empresas de qualquer porte, mas principalmente das menores, que é o ambiente de trabalho, seja em um guarda móveis ou em um banco, por exemplo

O ambiente de trabalho muitas vezes é “negligenciado” nas empresas, não merecendo o devido valor e atenção dos empresários. É natural que principalmente em um negócio recente a preocupação seja com receita, produtividade, finanças, guarda de documentos e guarda móveis e também ações de mercado. Mas é importante lembrar que pra tudo isso rodar com eficiência, pequenos detalhes fazem diferença no resultado final, e as vezes até em sua sobrevivência ou não em um ambiente competitivo.

Separamos alguns pontos considerados importantes para otimizar o ambiente de trabalho pra que você possa comparar com a realidade atual de sua empresa e faça uma reflexão sobre a sua estratégia nesse sentido.

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Limpeza – independente do tipo de negócio que a empresa atue, do mais rústico ao mais delicado, a limpeza é um ponto a sempre ter muita atenção das empresas. Um escritório clean, arejado, com móveis , piso e instalações sempre impecáveis traz boa sensação aos colaboradores e intrinsecamente acarretará em mais produtividade.

Música –  Uma dica pouco lembrada. Música é estimulante e tem comprovadamente diversos  poderes em relação a mente das pessoas. Em outro post falaremos com mais detalhes sobre isso, mas um escritório com uma música ambiente, pode deixar os funcionários mais a vontade, menos ansiosos para tomar decisões e serem mais funcionais para a empresa.

Cada ambiente e sua função – É importante ter bem claro que cada ambiente da empresa tem sua função e não fugir disso. Escritório não é lugar pra refeições ,por exemplo. Permitir que sejam feitas refeições na mesa de trabalho pode tirar foco de outros funcionários que perdem concentração em suas tarefas ou então “ligam o alerta de fome” em suas mesas

Disposição dos móveis – Sabemos que às vezes a empresa pode ter uma sede pequena e pouco espaço para proporcionar um ambiente espaçoso e adequado pra os funcionários trabalharem com muito conforto. Nesse caso o conceito-chave é OTIMIZAR ESPAÇO. Se for reformar ou se desfazer de móveis ou equipamentos que serão inutilizados, nossa principal dica é a de utilizar um serviço de guarda de documentos ou guarda móveis da Unidos Self Storage. Neste sistema de armazenagem você otimiza o espaço nobre de sua empresa e consegue proporcionar um melhor ambiente de trabalho para seus funcionários e também aumentar a sua produtividade, mantendo-se mais competitivo e vivo no mercado.

Continuem acompanhando nosso blog, pois posteriormente publicaremos mais artigos abordando este e outro temas corporativos.